Az iratkezelés szabályai az óvodákban

Hamarosan fel kell töltenünk a portfóliónkat, azonban ahhoz, hogy ezt megtegyük, át kell tekintenünk az iratainkat. Nem csak a közelmúlt összegyűlt irathalmazát, hanem bele kell néznünk az elmúlt évek – évtizedek – munkásságának dokumentációjába is.

Amennyiben ezt a munkát elvégezzük, ragadjuk meg a lehetőséget, s vegyük sorra az iratainkat! Mit is jelent ez valójában? Írásunkban választ kapnak arra, hogyan kezeljék szabályszerűen az iratokat.

  1. Az iratkezelés törvényi háttere
  1. évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről
  2. évi CXCV. törvény az államháztartásról

368/2011. (XII. 31.) kormányrendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról

110/2012. (VI. 4.) kormányrendelet a Nemzeti alaptanterv kiadásáról, bevezetéséről és alkalmazásáról

229/2012. (VIII.28.) kormányrendelet a nemzeti köznevelési törvény végrehajtásáról

20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet a köznevelési törvény végrehajtásáról

Vegyük sorra iratainkat – elsőként nézzük át a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet Iratkezelés fejezetét, amely az alábbi területekhez átvizsgálásához nyújt konkrét segítséget:

  • A dokumentumaink nyilvánossága
  • A gyermekekkel kapcsolatos döntések meghozatalára vonatkozó eljárási szabályok betartása
  • Az iratkezelés és az ügyintézés szabályainak érvényre juttatása
  • A kötelezően használt nyomtatványok az intézményeinkben

Milyen teendőink vannak az óvodai intézmények dokumentumainak nyilvánosságával kapcsolatban?

Mindenekelőtt a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet 82. §-nak megfelelően két alapvető fogalmat kell értelmezni: a közérdekű adat és közérdekből nyilvános adat fogalmát.

  1. A dokumentumok nyilvánossága – jogszabályi meghatározás

Hogyan határozza meg a törvény a közérdekű adat és a közérdekből nyilvános adat fogalmát?

Közérdekű adat

„Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat.”

Közérdekből nyilvános adat

„A közérdekből nyilvános adat fogalma a következő: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli.”

A nemzeti köznevelési törvény (továbbiakban: Nkt.) három adatot minősít közérdekből nyilvános adatnak:

  • az intézményvezetői megbízásra benyújtott pályázatot,
  • a pályázat részét képező vezetési programmal kapcsolatban kialakított véleményeket,
  • a vélemény kialakításával kapcsolatos szavazás eredményét.

Erre vonatkozóan meg is állapítja, hogy ezeket az adatokat a köznevelési intézmény honlapján, annak hiányában a helyben szokásos módon nyilvánosságra kell hozni.

A Nkt. előírásai alapján közérdekű adatnak minősül:

  • a házirend
  • a pedagógiai program
  • a szervezeti és működési szabályzat

Ezekre a közérdekű adatok közzétételére vonatkozó szabályok vonatkoznak.

A pedagógiai program, házirend, szervezeti és működési szabályzat több olyan szabályozási elem részletszabályait állapítja meg, amelyek a szülői jogok érvényesítéséhez, gyakorlásához szükségesek. Az EMMI-rendelet konkrétan meghatározza, hogy mely dokumentumokat szükséges nyilvánosságra hozni a jogok érvényesítése, megismerése érdekében. Ezért rendkívül fontos a rendeletnek az az előírása, mely szerint a házirendet az óvodai beiratkozáskor át kell adni a szülőknek, továbbá a házirend változásáról is tájékoztatást kell adni nekik.

Változás a korábbi szabályozáshoz képest, hogy az óvodaszéket, szülői szervezetet a korábbi egyetértési jog helyett már csak véleményezési jog illeti meg.

  1. A gyermekekkel kapcsolatos döntések meghozatalára vonatkozó eljárási szabályok

Írásbeli tájékoztatási kötelezettség

A gyermekkel kapcsolatos döntések meghozatalára vonatkozó eljárási szabályok közül az írásbeli tájékoztatási kötelezettségre szeretném a figyelmet felhívni.

 

Figyelem!

A 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet 83. §-a alapján az alábbiakról írásban kell értesíteni a gyermek szüleit:

  • a felvétellel,
  • a jogviszony megszűnésével,
  • a gyermek fejlődésével,
  • a gyermek előmenetelével összefüggésben hozott döntéssel kapcsolatban.

Az EMMI-rendelet más ügyekkel kapcsolatban is előírja az írásbeli tájékoztatási kötelezettséget, például:

  • Az óvodáztatási támogatással összefüggésben az óvoda vezetőjének kell az első igazolatlan nap után, szintén írásban felhívnia a szülő figyelmét a mulasztás következményeire.
  • Abban az esetben, ha az óvoda a jelentkezést elutasítja, vagy gyermekre nézve hátrányos döntést hoz, vagy az intézmény döntésének határozatba foglalását a szülő kéri, akkor a döntését minden esetben határozat formájában kell kiadnia az intézménynek.

 

Milyen tartalmi és formai követelményei vannak a határozatoknak?

Azt, hogy a határozatnak milyen elemeket kell tartalmaznia, az EMMI-rendelet 85. §-a írja elő:

  • a nevelési intézmény nevét, székhelyét,
  • az iktatószámot,
  • az ügyintéző megnevezését,
  • az ügyintézés helyét és idejét,
  • az irat aláírójának nevét, beosztását,
  • a nevelési-oktatási intézmény körbélyegzőjének lenyomatát.

 

Milyen további követelményeknek kell teljesülni egy határozat meghozatala esetén?

Igen fontos követelmény, hogy az óvoda által hozott határozatokat minden esetben meg kell indokolni. A határozatnak a rendelkező részben és az (1) bekezdésben foglaltakon kívül tartalmaznia kell

  • a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését,
  • amennyiben a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást,
  • a mérlegelésnél figyelembe vett szempontokat,
  • az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést.

 

A határozat két részből áll:

  • az első rész a rendelkező rész (a tulajdonképpeni döntés),
  • a második rész pedig az indokolás, amelyikben a rendelkező részben foglaltak alátámasztása történik.

Fontos felhívni a figyelmet arra, hogy a határozatban tájékoztatást kell adni a döntés elleni fellebbezés, vagyis a döntés megtámadásának lehetőségéről.

A határozatot milyen formában kell kézbesíteni a szülőnek?

A határozatot tértivevényes levél formájában kell kézbesíteni a szülőnek. Lehetőség van a határozat személyes átadására is, ebben az esetben a személyes átvétel tényét az óvodában maradó határozat példányán regisztrálni szükséges. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a szülő kézzel ráírja a határozatra, hogy azt személyesen vette át. Ebben az esetben az átvevőnek az átvétel időpontját is rá kell vezetnie a határozatra.

A szülő fellebbezési jogával élhet a közléstől számított tizenöt napon belül: a Nkt. értelmében eljárást indíthat az óvoda intézkedése és intézkedésének elmulasztása ellen. Eljárást indítani érdeksérelemre és jogszabálysértésre hivatkozással lehet.

Mi a fenntartó hatásköre?

A fenntartó meghozza a másodfokú döntést a jogviszony létesítésével, megszüntetésével, fegyelmi esetén az érdeksérelemre hivatkozással benyújtott fellebbezés és a jogszabálysértésre hivatkozással benyújtott fellebbezés esetén.

A fenntartó az intézmény határozatával kapcsolatban háromféle döntést hozhat:

  • Egyetért a döntéssel, és ebben az esetben a fellebbezést elutasítja.
  • A határozatot saját hatáskörben megváltoztathatja.
  • A határozatot megsemmisítheti, és új eljárásra, új döntéshozatalra utasíthatja az intézményt.

Amennyiben az intézmény döntése elleni fellebbezés elbírálására nem a fenntartó jogosult, akkor a döntés elleni fellebbezést a nevelőtestület és a szülői szervezet tagjaiból álló legalább háromtagú bizottság hatásköre elbírálni. A bizottság ugyanazt a háromféle döntést hozhatja, mint a fenntartója

Az intézmény határozata mikor válik jogerőssé?

Az óvoda határozata akkor lesz jogerős, ha az ellen tizenöt napon belül nem nyújtottak be fellebbezést, vagy a szülő a fellebbezés jogáról lemondott. A lemondást célszerű írásban megtenni.

A határozat jogerejének azért van jelentősége, mivel csak jogerős döntés hajtható végre. Annak megállapítását, hogy a határozat mikor lett jogerős, az óvodának kell elvégeznie, amelyet fel kell tüntetni a határozaton, vagy külön jogerősítő záradék formájában.

  1. Az iratkezelés és az ügyintézés szabályai

Az iratkezelés és az ügyintézés szabályaival kiemelten szeretnék foglalkozni, ezért pontosan idézem a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet 84. §-ának szövegét.

  1. §. (1) Az iratkezelés rendjét a nevelési-oktatási intézmény a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény rendelkezései, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásai figyelembevételével az e rendeletben foglaltakra is tekintettel szabályozza.

(2) A nevelési-oktatási intézménybe érkezett vagy az intézményen belül keletkezett iratok kezelésének rendjét az iratkezelési szabályzatban, ha a nevelési-oktatási intézmény ennek készítésére nem kötelezett, adatkezelési szabályzatban kell meghatározni.

(3) A nevelési-oktatási intézménybe érkezett és az intézményben keletkezett iratokat iktatni kell.

(4) Ha az óvodai nevelés, iskolai nevelés és oktatás nemzetiségi nyelven folyik, a gyermekek, tanulók óvodai nevelésével, iskolai oktatásával kapcsolatosan keletkezett iratokat külön iktatókönyvben, két nyelven – a nemzetiség által használt és magyar nyelven – kell iktatni és tárgymutatózni.

(5) A személyesen benyújtott iratok átvételét igazolni kell.

(6) A jogszabályban meghatározottakon túl felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, a diákönkormányzat, az óvodaszék, az iskolaszék, a kollégiumi szék, az intézményi tanács, a szülői szervezet, a munkahelyi szakszervezet részére érkezett leveleket, továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának.

(7) Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, elektronikus levélben vagy a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását.

Az óvodák közfeladatot látnak el, így természetesen rájuk is vonatkoznak a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet vonatkozó rendelkezései. Az óvodáknak iratkezelési rendjük kialakítása során a hivatkozott jogszabályok előírásaira is figyelemmel kell lenniük.

A Nkt. értelmében a köznevelési intézmény iratkezelési szabályzatban, ha ilyen készítése nem kötelező, a köznevelési intézmény szervezeti és működési szabályzatának mellékleteként kiadott adatkezelési szabályzatban határozza meg az intézmény adatkezelésének és adattovábbításának rendjét. A levéltári törvény értelmében a közfeladatot ellátó szerveknek a területileg illetékes levéltárakkal egyetértésben egyedi iratkezelési szabályzatot kell kiadniuk.

Az iratkezelésre vonatkozó szabályozás azért fontos, hogy a munkáltató például igazolni tudja a korábbi közalkalmazotti jogviszonyt nyugdíjba vonulás esetén.

Vizsgáljuk meg a közirat fogalmát!

Közirat minden olyan irat, amely a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott. Az EMMI-rendelet 1. melléklete határozza meg a nevelési-oktatási intézmények irattári tervét és a nem selejtezhető iratok körét.

A levéltári törvény rendelkezései alapján ezeket a nem selejtezhető közokiratokat teljes és lezárt évfolyamonként a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig át kell adni a területileg illetékes közlevéltárnak.

Természetesen minden óvodának a beérkezett iratokat iktatnia kell, függetlenül attól, hogy ki az irat beküldője. Ha például egy szülő személyesen ad át iratot, akkor ennek átvételét írásban igazolni kell.

Az iratok nyilvántartására, az iratforgalom dokumentálására, az iratkezelés megszervezésére vonatkozó legfontosabb általános szabályokat a fentebb hivatkozott 335/2005. kormányrendelet tartalmazza. A küldemények átvételére, felbontására, érkeztetésére és továbbítására, az iktatásra, az iratok kiadmányozására, selejtezésére vonatkozóan a kormányrendelet tulajdonképpen ugyanazokat írja elő, amiket korábban az MKM-rendelet tartalmazott.

Hogyan kell szabályosan iktatni?

A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 39. § alapján

  1. §. (1) Iktatás céljára az iratkezelési szabályzatban meghatározott feltételek alapján megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

(2)Az iktatókönyv tartalmazza minimálisan az alábbi, az iktatókönyvben nyilvántartott iratokra vonatkozó adatokat, azok rendelkezésre állása esetén:

  1. a) iktatószám,
  2. b) iktatás időpontja,
  3. c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója,
  4. d) adathordozó típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtája,
  5. e) küldés időpontja, módja,
  6. f) küldő adatai (név, cím),
  7. g) címzett adatai (név, cím),
  8. h) hivatkozási szám (idegen szám),
  9. i) mellékletek száma, típusa (papíralapú, elektronikus),
  10. j) ügyintéző neve és a szervezeti egység megnevezése,
  11. k) irat tárgya,
  12. l) elő- és utóiratok iktatószáma,
  13. m) kezelési feljegyzések,
  14. n) intézés határideje, módja és elintézés időpontja,
  15. o) irattári tételszám,
  16. p) irattárba helyezés.

(3) Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítást lehetővé tevő egyedi azonosító adatát.

 

Mely küldeményeket nem kell iktatni?

A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 47. § alapján nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani az alábbi anyagokat:

  • könyveket, tananyagokat;
  • reklámanyagokat, tájékoztatókat;
  • meghívókat, üdvözlőlapokat;
  • nem szigorú számadású bizonylatokat;
  • bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat;
  • nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat;
  • munkaügyi nyilvántartásokat;
  • anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;
  • közlönyöket, sajtótermékeket;
  • visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat;
  • iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus küldeményeket.

 

Hogyan kell iktatni nemzetiségi nyelven folyó képzés során?

A nemzetiségi nyelven folyó képzés során a gyermekek nevelésével összefüggésben keletkezett iratokat két nyelven vezetett iktatókönyvben kell iktatni és tárgymutatózni. 

Mi a teendő a névre szóló küldemények esetében?

Továbbra is él az a szabályozás, hogy a saját kezű felbontásra, a névre szóló, az óvodaszéknek, az intézményi tanácsnak, a szülői szervezetnek, a munkahelyi szakszervezetnek címzett küldeményeket felbontás nélkül kell a címzetteknek továbbítani.

Van-e új elem a szabályozásban?

Új elem, hogy amennyiben az adott ügy jellege nem követel meg egyéb, például írásbeli elintézési módot, akkor az telefonon és személyesen is elintézhető, vagy az intézmény nevében eljáró személy a jövőben már elektronikus levél formájában, vagyis egy egyszerű e-mailben is elintézheti az adott ügyet.

Mikor kell jegyzőkönyvet készíteni?

Jegyzőkönyvet kell készíteni, ha jogszabály előírja, valamint ha a köznevelési intézmény nevelőtestülete, szakmai munkaközössége az óvoda működésére, a gyermekekre vagy a nevelőmunkára vonatkozó kérdésben határoz (dönt, véleményez, javaslatot tesz), továbbá akkor, ha a jegyzőkönyv készítését rendkívüli esemény indokolja.

A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:

  • elkészítésének helyét,
  • idejét,
  • a jelenlévők felsorolását,
  • az ügy megjelölését, az ügyre vonatkozó lényeges megállapításokat, így különösen az elhangzott nyilatkozatokat,
  • a meghozott döntéseket, továbbá a jegyzőkönyv készítőjének az aláírását.

 

Nagyon fontos továbbá:

Jegyzőkönyv készül a pedagógusok szakmai ellenőrzéséről, ezt a jogszabály értékelőlapnak nevezi, továbbá az intézmény-ellenőrzésről is, ezt az EMMI-rendelet szakértői összegző dokumentumnak nevezi.

A jegyzőkönyvre vonatkozó szabályozásnál kell megemlíteni, hogy korábban az óvodákban kötelezően használt – az oktatásért felelős miniszter engedélyével előállítható és forgalmazható – nyomtatvány szolgált a tanuló- és gyermekbalesetek rögzítésére. Az EMMI-rendeletnek megfelelően a tanuló- és gyermekbalesetekre vonatkozó adatokat az oktatásért felelős minisztérium üzemeltetésében lévő elektronikus jegyzőkönyvvezető rendszerben kell rögzíteni. A tanuló- és gyermekbalesetekről papíralapú jegyzőkönyvet csak abban az esetben kell felvenni, ha az elektronikus jegyzőkönyvvezető rendszerben valamilyen műszaki ok miatt nincs lehetőség. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv készítője, továbbá az eljárás során végig jelen lévő alkalmazott írja alá.

A kézbesítésnek oly módon kell zajlania, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen.

Hogyan kell szabályozni az intézményben keletkezett iratok őrzési idejét?

Figyelem!

A 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet 1. melléklete tételesen meghatározza a nevelési intézményben keletkezett iratok őrzési idejét. Ettől az intézmény nem térhet el.

  • Az iratok selejtezését csak az intézmény vezetője rendelheti el, és ő is köteles ellenőrizni.
  • A tervezett iratselejtezést annak tervezett időpontját legalább harminc nappal megelőzően be kell jelenteni az illetékes levéltárnak.
  • A jogutód nélkül megszűnő intézmények iratait és a nem selejtezhető iratokat továbbra is át kell adni a területileg illetékes közlevéltárnak.
  • Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani.

Van-e ettől eltérő szabályozás?

A levéltári törvény értelmében ez alól van egy kivétel, ugyanis az egyházak által fenntartott intézmények köziratnak minősülő levéltári anyagát nemcsak a közlevéltárak, hanem egyházi levéltárak is gyűjthetik.

Az alábbiakban lássunk példát az óvodák irattári tervére!

Óvodai intézmény irattári terve

Irattári terv

Irattári tételszám Ügykör megnevezése Őrzési idő (év)
Vezetési, igazgatási és személyi ügyek
1.   Intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés nem selejtezhető
2.   Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek nem selejtezhető
3. Személyzeti, bér- és munkaügy 50
4. Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem 10
5. Fenntartói irányítás 10
6. Szakmai ellenőrzés 10
7. Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek 10
8. Belső szabályzatok 10
9. Polgári védelem 10
10. Munkatervek, jelentések,statisztikák 5
11. Panaszügyek 5
Nevelési-oktatási ügyek
12. Nevelési-oktatási kísérletek, újítások 10
13. Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók nem selejtezhető
14. Felvétel, átvétel 20
15. Tanulói fegyelmi és kártérítési ügyek 5
16. Naplók 5
17. Pedagógiai szakszolgálat 5
18. Szülői munkaközösség 5
19. Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások 5
20. Gyermek- és ifjúságvédelem 3
 
Gazdasági ügyek
21. Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés, -fenntartás, épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek határidő nélküli
22. Társadalombiztosítás 50
23. Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés 10
24. Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési bizonylatok 5
25. A gyermekek térítési díjai 5
26. Szakértői bizottság szakértői véleménye 20

 

  1. Kötelezően használt dokumentumok az óvodákban

Milyen kötelező nyomtatványokat kell használniuk az óvodáknak?

A 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet 88–93. §-a határozza meg az óvodák által kötelezően használt nyomtatványokat és azok tartalmát.

Fontos tudni, hogy a 2012/2013. tanévben megnyitott – az MKM-rendelet alapján használt – nyomtatványokat az óvoda kifutó rendszerben tovább alkalmazhatja.

Fokozott figyelemmel kell eljárni ezen nyomtatványok esetében, hiszen jelentős részük a gyermekek személyes adatait tartalmazza, ezért szem előtt kell tartani az adatkezelési szabályokat.

A nyomtatványok előállításuk, keletkezésük módja szerint lehetnek papíralapúak és elektronikus úton előállítottak. A Nkt. 2012. évi CXXIV. törvénnyel történt módosítása során a nevelési intézmény által használt nyomtatvány lehet:

  1. a) nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött papíralapú nyomtatvány,
  2. b) nyomdai úton előállított papíralapú nyomtatvány,
  3. c) elektronikus okirat,
  4. d) elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint hitelesített papíralapú nyomtatvány.

Nézzük, melyek a kötelező nyomtatványok az óvodában?

Kötelezően használt nyomtatvány maradt:

  • a felvételi előjegyzési napló,
  • a felvételi és mulasztási napló,
  • az óvodai csoportnapló, az óvodai törzskönyv
  • a tankötelezettség megállapításához szükséges szakvélemény.

Az óvodai felvételi előjegyzési napló: az óvodába jelentkezett gyermekek nyilvántartására szolgál.

A felvételi előjegyzési naplóban fel kell tüntetni az óvoda nevét, OM-azonosítóját, címét, a nevelési évet, a napló megnyitásának és lezárásának időpontját, az óvodavezető aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az óvoda körbélyegzőjének lenyomatát is. A napló nevelési év végén történő lezárásakor fel kell tüntetni a felvételre jelentkező, a felvett és a fellebbezés eredményeként felvett gyermekek számát.

A felvételi és mulasztási napló az óvodába felvett gyermekek nyilvántartására és mulasztásának vezetésére szolgál, továbbá az óvodáztatási támogatáshoz kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettség dokumentuma is egyben.

Az óvodai csoportnapló az óvoda pedagógiai programja alapján a nevelőmunka tervezésének dokumentálására szolgál.

Az óvodai csoportnaplóban fel kell tüntetni az óvoda nevét, OM-azonosítóját és címét, a nevelési évet, a csoport megnevezését, a csoport óvodapedagógusait, a megnyitás és lezárás helyét és időpontját, az óvodavezető aláírását, papíralapú dokumentum esetén az óvodai körbélyegzők lenyomatát, a pedagógiai program nevét.

Az óvodai törzskönyv által az intézmény adatainak nyilvántartását végezzük.

A törzskönyvi bejegyzések hitelesítésének időpontját, az óvodavezető aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az óvoda körbélyegzőjének lenyomatát, az óvoda nevét és címét, nevelési évenként az óvoda általános adatait, az óvoda nyitvatartási idejét, a gyermeklétszámot nevelési évenként összesítve, a korosztályonkénti bontást, a sajátos nevelési igényű és a hátrányos, továbbá a halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek számát, a gyermekcsoportok október 1-jei számát, nevelési évenként az étkezésben részesülő és nem részesülő gyermekek számát, az engedélyezett és betöltött összes álláshely évenkénti számát, az óvoda telkeinek adatait nevelési évenként, az óvoda épületeinek adatait, az óvodapedagógusok és egyéb alkalmazottak adatai közül a nevet, születési helyet és időt, a végzettséget, szakképzettséget, a beosztást, a szolgálati idő kezdetét, a munkába lépés és kilépés időpontját.

Az óvodai szakvélemény egy három példányból álló nyomtatvány, amely alapvetően meghatározza a gyermek tankötelezettségének megkezdését. A szakvéleményben az óvoda az adott gyermek vonatkozásában dönt arról, hogy a gyermek megkezdheti-e a tankötelezettség teljesítését, vagy továbbra is az óvodát tartja még megfelelőnek a gyermek fejlődése szempontjából. Javaslatot tehet az óvoda a gyermek vonatkozásában arra, hogy a gyermek szakértői bizottság vagy nevelési tanácsadás keretében történő vizsgálatát tartja szükségesnek. A gyermek fejlődésére vonatkozó adatokat az óvodai nevelés teljes időszakára vonatkozóan rögzíteni kell. Az óvodai szakvélemény ellen a szülő fellebbezéssel élhet, ezért annak egyik példányát a szülőnek át kell adni.

Az óvodai nevelésben részvételre kötelezettek nyilvántartásáról továbbra is a jegyző gondoskodik

Ezért amennyiben az óvoda a gyermek további óvodai nevelésben tartására tesz javaslatot, akkor az óvodai szakvélemény egy példányát meg kell küldeni a jegyzőnek. Abban az esetben, ha az óvoda a gyermek általános iskolába történő beiratkozását javasolja szakvéleményében, akkor az óvodai szakvélemény harmadik példányát az óvoda az iskolához juttatja el.

Érdemes tehát a portfóliónk készítése során az iratkezelésünket is végiggondolni, hiszen amikor előkeressük, rendszerezzük az anyagainkat, egyúttal célszerű a hatályos törvényeknek és rendeleteknek megfelelően egy új hierarchikus rendszerbe foglalni az óvodai dokumentumainkat.

Ehhez kívánunk jó munkát és sok sikert valamennyi pedagógus kollégának!

(Petőné Vígh Katalin)