Az óvodavezetők számára a számítógép ma már nélkülözhetetlen eszköz. Gondoljunk csak a statisztikai adatszolgáltatásra vagy a minősítésekkel és tanfelügyeleti ellenőrzésekkel kapcsolatos teendőinkre! A Word és az online informatikai felületek mindennapi segítőink, azonban nem gondolnánk, hogy az Excel is olyan lehetőségeket nyit meg számunkra, amely során időt, energiát megtakarítva és a számításokat könnyedén áthidalva tudjuk munkánkat végezni.
Megkönnyítjük az újítást, együtt leküzdjük az Excel-től való tartózkodást!
Intézményvezetőként sok dokumentumot és táblázatot kell elkészítenünk, lássuk tehát, hogyan készül a gyerekek névsora! A beiratkozást követően az óvodavezető feladata a gyermekek csoportba sorolása. Ezt a feladatot könnyíti meg az Excel. Az óvodába járó gyermekek névsorát csoportonkénti bontásban tudjuk rendezni.
Töltse le a gyermekek névsorához tartozó táblázatot INNEN!
Példánkban két feladatellátási hellyel rendelkező, négy- és ötcsoportos óvodát mutatunk be. A fejléc tartalmazza az óvoda nevét, a nevelési évet és a címet. Élőfejbe történő beírásakor minden oldalon megjelennek ezek az adatok.
A táblázat első sora tartalmazza az iktatószámot.
A második sorba írjuk be a csoportok nevét, valamint itt található az oszlopok fejléce (Kor, Nem).
A harmadik sorban tüntetjük fel az életkori megoszlást. A 4–5–6. sorban szerepel az óvodapedagógusok és a dajka neve.
A 7–37. sorba írjuk be a gyermekek nevét, melyeket ABC-rendbe tudunk sorolni a következő módszerrel:
- Kijelöljük azokat a sorokat és oszlopokat, amelyek a nevet, a kort és a nemet tartalmazzák, esetünkben a B7–D11. cellákat.
- A Kezdőlap menüben a Szerkesztés almenüben a Rendezés és szűrés gombra kattintunk.
- A legördülő menüből az Egyéni sorrendet választjuk ki.
- Ekkor az alábbi munkaablak jelenik meg:
- Lényeges lépés, hogy „Az adatok fejlécet tartalmaznak” mondat elől kattintsuk ki a pipát! Ekkor jelenik meg a Rendezésnél az „Oszlop B” felirat, melynek segítségével az ABC szerinti rendezést végre tudjuk hajtani.
- Az OK gombra kattintva az Excel máris betűrend szerint rendezi sorba a neveket, és a névhez tartozó egyéb cellákat (kor, nem) is megtartja.
A példán jól látható, hogy a gyermekek korcsoportját és nemét színekkel tudjuk jelölni a feltételes formázás módszerével:
- Jelöljük ki a teljes táblázatot!
- A Kezdőlap menüpontban kattintsunk a Stílusok közt a Feltételes formázásra!
- A legördülő menüsorban kattintsunk az Új szabály… sorra!
- A Szabálytípus kiválasztása sor alatt kattintsunk a „Csak az adott tartalmú cellák formázása”-ra!
- Ezután a Szabály leírásának szerkesztése alatt válasszuk ki a Megadott szöveg sort, majd a „tartalmazza” sort, és írjuk be a harmadik üres cellába pl. a 3é. alatti szöveget (vagy azt a szöveget, amit színesen szeretnénk megjeleníteni a táblában)!
- Ezután kattintsunk a Formátum… gombra!
- A fent lévő fülek közül válasszuk ki a Kitöltést!
- A Háttérszínek közül válasszuk ki a nekünk tetszőt, majd az Ok gombra kattintva hagyjuk jóvá a műveletet!
- Ezt a feladatsort minden egyes színnél el kell végezni.
A táblázat alsó részében kimutatás látható a létszámokról és a férőhelyekről. Ezeket az adatokat az Excel matematikai műveleteivel tudjuk előállítani.
Minden csoport névsora végén, a 38-as sorban adja össze az Excel a csoport létszámát. Ahhoz, hogy ne számokat, hanem neveket is össze tudjon adni a program, a következő képletre van szükségünk: =DARAB2(B7:B37).
Képlet szerkesztéséhez elsőként mindig az egyenlőségjelet kell beírnunk. Ezt követően a DARAB2 műveletre van szükségünk: így tudjuk a neveket (pontosabban a tartomány nem üres celláit) összeadni. Ezután írjuk be azt a tartományt, amelynek számosságát szeretnénk megjeleníteni.
Példánkban a B oszlop azon cellái szerepelnek, amelyek tartalmazhatnak nevet. Kettősponttal tudjuk meghatározni azt, hogy mettől meddig adja össze a program a neveket.
A 39. sorba írhatjuk be azt a képletet, amely eredményeként az Excel kiszámítja, hogy hány férőhely van a csoportban. A nemzeti köznevelési törvény maximálisan meghatározott, 25 fős csoportlétszámát jelenítettük meg példánkban. Az első csoportban a B oszlopba 5 fantázianevet írtunk be.
Ennek a csoportnak a 38. sorában már jól látható, hogy amint kitöltünk 5 cellát, azonnal összeadja a program a neveket, és 5 fős csoportlétszámot láthatunk a 38. sorban. A 39. sor jelöli, hogy a maximális 25 fős létszámból még 20 férőhellyel rendelkezünk, melyet a következő képlettel tudunk előhívni: =25–B38. Azaz: a 25-ből kivonjuk B38-as cella összegét.
A csoportok kialakítása során lényeges kérdés a nemek és a korcsoportok megoszlása. Annak érdekében, hogy ezeket az adatokat is nyomon tudjuk követni, képletet hoztunk létre. A fiúk összlétszáma a 38., a lányoké a 39. sorban láthatók.
A képleteket a DARABTELI művelettel tudjuk létrehozni a következőképpen:
- Fiúk: =DARABTELI(D7:D37;”fiú”)
- Lányok: =DARABTELI(D7:D37;”lány”).
A képletek azokat a cellákat adják össze, amelyek a „fiú”, illetve a „lány” szót tartalmazzák (tehát egy adott kritériumnak megfelelő cellák számát).
Az alatta lévő sorokban az egyes korcsoportok létszámát láthatjuk, ugyanezzel a művelettípussal:
- 3 év alattiak: =DARABTELI(C7:C36;”3é.alatti”)
- 3-4 évesek: =DARABTELI(C7:C36;”3-4″)
- 4-5 évesek: =DARABTELI(C7:C36;”4-5″)
- 5-6 évesek: =DARABTELI(C7:C36;”5-6″)
- 6-7 évesek: =DARABTELI(C7:C36;”6-7″).
Ugyanezt a szisztémát folytatva az óvoda feladatellátási helyeinek létszámát szintén összeadja a táblázat (N47-AA50-es cellák), illetve a két feladatellátási hely összesítését is (AD47-AE50).
A fenti táblázat és a hozzá fűződő magyarázat teljes egészében megtalálható és letölthető Így tervezz excelben! című kiadványunkban:
Hiánypótló kiadványunkban 21 táblázatot mutatunk be, amelyek jól tükrözik az Excel sokoldalú felhasználhatóságát, és amelyek a következő nevelési évben már kiválóan segítik óvodavezetői feladatainkat.
Az egy nagy Excel-táblázat 21 munkalapja természetesen tartalmazza a képleteket is. A nyomtatott kiadványban a gyakorló óvodavezető szerző kalauzolásával lépésről lépésre végigkövethetjük a feladatokat, mindezt úgy, hogy az Excel-táblázat használatában kevésbé jártasak is könnyen megértik.
Megtudhatjuk, hogy az Excel „bűvszavai”, mint például a képletszerkesztés vagy szűrés, nem is olyan ördöngös dolgok, de az is kiderül, hogyan lehet a szülőknek néhány kattintással körlevelet írni. Példák és mintatáblázatok segítik az elsajátítást.Útmutatásai alapján egyszerűen írhatja át saját óvodája igényei szerint, és ezzel lényegesen csökkentheti adminisztrációs munkáját.
(további táblák például: A továbbképzési kötelezettség nyilvántartása, Az étkező gyermekek számának naponkénti nyilvántartása, Beiratkozási és beiskolázási adatbázis, Jegyzőknek értesítés nem körzetes gyermekek felvételéről, Felvételi és mulasztási napló, Munkaidő-nyilvántartás gyakornok óvodapedagógus, óvodapedagógus és vezetőhelyettes, valamint dajka számára stb.)
A teljes írást az ÓvodaVezetési Ismeretek 2018 augusztusi számában olvashatja.
