Az Excel és a táblázatkezelők alkalmazások nagyon hasznos segítségek lehetnek egy óvodavezető számára, mivel a táblázatokban nyomon lehet követni és rendszerezni azokat az adatokat, amelyek szükségesek az intézmény működéséhez.
Az Így tervezz Excel-ben című különálló kötetünkben 21 évkezdő feladathoz tartozó 21 Excel-táblázat segít az óvodavezetők munkájának megkönnyítésében. Cikkünkben ezeket a feladatokat mutatjuk be, míg kiadványunkban megtalálhatóak a leírások és a minták is a táblázatokhoz.
1. A gyermekek névsora
A beiratkozást követően az óvodavezető feladata a gyermekek csoportba sorolása. Ezt a feladatot könnyíti meg az Excel.
2. A munkavállalók névsora
Excel-táblában nyilvántarthatjuk a teljes alkalmazotti közösség névsorát. A nevek mellé a munkaköröket és a feladat-ellátási helyet (a munkavégzés épületét) is hozzá tudjuk rendelni, de tetszés szerint bővíthető oszlopokkal/adatokkal.
3. A továbbképzési kötelezettség nyilvántartása
A pedagógusok továbbképzési kötelezettségét Excel-táblában is vezethetjük. Könnyebbséget jelent a munkánkban, ha egy sablont készítünk el, amelyben az egyes pedagógusok továbbképzési adatait tartjuk nyilván.
4. Beiskolázási terv
A pedagógus-továbbképzésről, a pedagógus-szakvizsgáról, valamint a továbbképzésben résztvevők juttatásairól és kedvezményeiről szóló 277/1997. (XII. 22.) Korm. rendelet 1. § (3) bekezdése alapján a nevelési-oktatási intézmény vezetője egy nevelési évre beiskolázási tervet készít a szakmai munkaközösség, ennek hiányában az azonos munkakörben foglalkoztatottak bevonásával. A beiskolázási tervet minden év március 15-ig kell elkészíteni.
Az Excelt ismét segítségül hívhatjuk, hiszen a terv számításokat is tartalmaz a finanszírozási adatok tekintetében.
5. Az állásinterjúra jelentkezők névsora
Manapság néhány munkakörben ugyan megcsappant az álláshirdetésre jelentkezők száma, azonban léteznek még olyan munkakörök, amelyek meghirdetése után bőséggel tudunk válogatni a jelentkezők között, őket rendezhetjük egy Excel-táblába.
6. Az étkező gyermekek számának naponkénti nyilvántartása
A nyomtatványt Excelben megszerkesztve lehetőségünk nyílik arra, hogy a munkaszüneti napokat áthúzással megjelöljük, illetve a havi átlaglétszámot könnyedén kiszámítsuk. A nyilvántartást napi szinten papír alapon vezetjük.
7. Beiratkozási adatbázis
A beiratkozás során rengeteg adatot kell tárolnunk az egyes gyermekekről. Ezeket az adatokat az óvodai nevelés során több adatbázisban kell tárolnunk (pl. óvodai szintű névsor, csoportnévsor, statisztikai adatok stb.). Megkönnyítjük saját munkánkat, ha már a beiratkozás során Excel-táblában rögzítjük azokat.
8. Beiskolázási adatbázis
Ahhoz, hogy nyomon tudjuk követni a beiskolázással kapcsolatos adatokat (ki megy iskolába, ki marad óvodában, hányan mennek iskolába, hányan maradnak…) az Excelt hívhatjuk ismét segítségül.
9. Az óvodai szakvélemény adatbázisa
Az óvodavezető feladata az általános iskolai beiratkozást megelőzően elkészíteni az óvodai szakvéleményeket a tanköteles korú gyermekek számára. Az adminisztrációs terheket tudjuk azzal csökkenteni, ha nem kézzel töltjük ki a készen megvásárolható, indigós szakvéleményeket, hanem Excel-táblában adatbázist hozunk létre, majd Wordben körlevél formátumban állítjuk elő a szakvéleményeket.
10. A gyermekek étkezési megrendelőjének havonkénti és csoportonkénti nyilvántartása
Az étkezési térítési díj összegét a megrendelt, illetve a lemondott napok számából állapítjuk meg. Ehhez napi rendszerességgel kell vezetnünk a gyermekek étkezési adatait. A saját magunk által kialakított jelölési módszerrel tudjuk a hó végén megállapítani, hogy a gyermek ténylegesen mennyi adag étel elfogyasztására volt jogosult az adott hónapban.
11. A gyermekek étkezésének óvodai szintű összesítése
A gyermekek napi megrendelését óvodai szinten tudjuk ebben a táblázatban összesíteni. Szorosan összefügg a 10. táblázattal.
12. Az étkezési adatok napi összesítője
A közétkeztetés precíz nyilvántartása mind a fenntartó, mind a szülők, mind saját kollégáink és nem utolsó sorban a közétkeztető cég szempontjából jogos elvárás. Annak érdekében, hogy a megrendelés nyomon követhető legyen, Excel-táblázatot is tudunk vezetni, amelyben a számunkra szükséges adatokat lehet feltüntetni.
13. Jegyzőknek értesítés nem körzetes gyermekek felvételéről
A nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet 20. § (6) bekezdése alapján az óvoda vezetője értesíti a gyermek lakóhelye, ennek hiányában tartózkodási helye szerint illetékes települési önkormányzat jegyzőjét, ha olyan gyermeket vett fel vagy vett át, akinek lakóhelye, ennek hiányában tartózkodási helye nem a nevelési-oktatási intézmény felvételi körzetében van.
E jogszabályi előírás betartásához mind a Word, mind az Excel program segítséget nyújt a vezetőknek.
14. Felvételi és mulasztási napló – belív
A nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet (a továbbiakban EMMI-rendelet) 87. §-a szabályozza a nevelési-oktatási intézményben kötelezően használt dokumentumok típusait.
15., 16., 17. Munkaidő-nyilvántartás gyakornok óvodapedagógus, óvodapedagógus és vezetőhelyettes számára
A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 134. §-a szerint a munkaidőt a munkáltató tartja nyilván. A nyilvántartás az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető. Az Excel-tábla a munkavállaló nevét, a munkavégzés időszakát, a munkakört, a naponkénti neveléssel-oktatással lekötött munkaidőt, az órakedvezményt és a kötött munkaidő fennmaradó részében végzett tevékenységeket, továbbá a helyettesítés helyét és óraszámát, valamint a távollét feltüntetésének lehetőségét is tartalmazza.
18. Munkaidő-nyilvántartás dajka számára
A nevelő-oktató munkát segítő alkalmazottak közül a dajka számára készített munkaidő-nyilvántartást mutatjuk be példánkban, azonban az óvodatitkárnak, a kertész-karbantartónak és minden olyan munkakörben foglalkoztatott munkavállalónak lehet ilyen nyilvántartást vezetni, aki heti 40 órás munkaidőben végzi el feladatait.
19. Séták, kirándulások
A séták, kirándulások olyan óvodán kívüli tevékenységek, amelyekről az óvodában lévők (pl. vezető, óvodatitkár) információval kell, hogy rendelkezzen. Rendkívül kínos lehet az a helyzet, amikor a szülő telefonál az óvodába, hogy mikor érkezik meg a csoport a kirándulásból, és aki felveszi a telefont, nem is tudja, hogy távozott a csoport az épületből.
20. Szabadságnyilvántartó nyomtatvány
A munkavállalók szabadságának ütemezését, felhasznált szabadságát és a szabadság megállapításához szükséges adatokat tudjuk nyilvántartani az Excel-táblázatban, melyet kinyomtatva, kézzel írva tölthetünk ki.
21. A jubileumi jutalom nyilvántartása
A jubileumi jutalomra való jogosultságot Excel-táblázatban tudjuk nyilvántartani.
A tábla tartalmazza a munkavállalók nevét, legmagasabb iskolai végzettségét, a munkahelyek megnevezését, az eddigi munkaviszonyok kezdetét és végét, a kilépés módját.
Fel tudjuk tüntetni, hogy melyik munkaviszony számít be a jubileumi jutalomra való jogosultság megállapításánál, és mely időpont a jutalomra való jogosultság eszmei kezdete. Fel tudjuk tüntetni a 25, 30 és 40 éves évszámot.
Ismerje meg “Így tervezz Excel-ben” kiadványunkat:
Kiemelt képek:
Calendar photo created by pressfoto – www.freepik.com
Technology photo created by drobotdean – www.freepik.com
